Dodatkowe informacje do opisu przedmiotu zamówienia zawarte są w załączniku nr 1 do niniejszego ogłoszenia.
Oferty należy składać na adres e-mail: przetargi@emic.com.pl lub dostarczyć osobiście/pocztą w zabezpieczonej i zamkniętej kopercie w biurze Fundacji Emic, ul. Panny Marii 13, 87-100 Toruń z dopiskiem „Oferta - Przetarg nr Emic/Przetarg/2024/1” do dnia 14 marca 2024 r. do godziny 16:00.
Przetarg realizowany jest w ramach projektu "Wsparcie ratujące życie oraz uwzględniające kwestie równości płci, w tym w dziedzinie zdrowia reprodukcyjnego i ochrony przed przemocą związaną z płcią dla wszystkich dotkniętych konfliktem osób w Ukrainie i w Polsce" CARE International in Poland i Fundacji Emic finansowanego przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Republiki Federalnej Niemiec.
1. Warunki uczestnictwa w przetargu:
W przetargu mogą uczestniczyć wyłącznie oferenci spełniający następujące warunki:
a) Osoby uprawnione do prowadzenia działalności gospodarczej, zgodnie z przepisami prawa i regulacjami obowiązującymi w ich kraju oraz posiadające niezbędne zezwolenia lub licencje wymagane do prowadzenia działalności gospodarczej;
b) Posiadający doświadczenie, wiedzę i potencjał techniczny, a także personel niezbędny do wykonania zamówienia;
c) Podmioty z siedzibą na terenie Polski;
d) Podmioty, których sytuacja finansowa i ekonomiczna gwarantuje realizację zamówienia;
e) Podmioty niepodlegające wykluczeniu z postępowania z przyczyn określonych w załączonym Oświadczeniu Oferenta.
f) Dopuszcza się składanie ofert częściowych, ofert do realizacji w konsorcjum lub w partnerstwie pomiędzy dwoma lub więcej podmiotami pod warunkiem, że żaden z tych podmiotów nie składa oddzielnej oferty samodzielnej realizacji części lub całości zamówienia w ramach niniejszego ogłoszenia;
g) Ze względu na minimalizowanie skutków rosyjskiej agresji na Ukrainę, zastrzegamy, że do udziału w przetargu nie zostaną dopuszczone oferty złożone przez następujące podmioty:
2. Kryteria formalne dokumentów przetargowych:
2.1. Niezbędne dokumenty, które należy dołączyć do formularza ofertowego, aby oferta mogła zostać uznana za ważną, to:
a) Uzupełniony formularz ofertowy (Formularz nr 7);
b) Oświadczenie oferenta (Formularz nr 8);
c) Oferta wraz ze specyfikacją techniczną (Załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia);
d) Wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego poświadczający o rejestracji podmiotu, nie starszy niż 3 miesiące licząc od terminu składania ofert;
e) Oświadczenie o niezaleganiu z płatnościami z tytułu podatków i innych obowiązkowych płatności oraz o braku naruszeń przepisów podatkowych;
f) Pełnomocnictwo lub inny dokument uprawniający do reprezentowania Spółki i zaciągania zobowiązań finansowych w imieniu Oferenta;
g) Informacje i referencje (dane kontaktowe) przygotowane przez oferenta na temat podobnych wykonanych projektów i/lub zrealizowanych zleceń - jeśli oferent je wykonał. (formularz nr 25).
Wszystkie powyższe dokumenty zwane są łącznie "Dokumentami Przetargowymi”.
2.2. Wszystkie puste miejsca w Dokumentach Przetargowych muszą zostać wypełnione przez oferenta. Wymazywanie lub pomijanie jest niedozwolone.
2.3. Wszystkie Dokumenty Przetargowe tam, gdzie jest to wymagane, muszą być opieczętowane i podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Oferenta, a zaświadczenie o takim upoważnieniu musi być dołączone do oferty (zgodnie z punktem 2.1(f)). Wszystkie strony, które nie wymagają podpisu, muszą być parafowane i/lub opieczętowane.
2.4. Żaden Dokument Przetargowy nie może być kopiowany. Wszelkie Dokumenty Przetargowe będą traktowane jako prywatne i poufne.
2.5. Dokumenty przetargowe mogą być zmieniane lub wycofywane do upływu terminu składania ofert. Zmiana może być dokonana wyłącznie w takiej samej formie, jak określono w Formularzu ofertowym, natomiast wycofanie w dowolnej formie pisemnej wskazującej na Ofertę, przy czym zarówno zmiana, jak i wycofanie muszą być wyraźnie wskazane na górze koperty jako ZMIANA, albo WYCOFANIE. W przypadku wiadomości e-mail informację, że jest to ZMIANA lub WYCOFANIE należy wskazać w tytule wiadomości. Wnioski o zmianę lub wycofanie ofert otrzymane po terminie lub bez oznaczenia WYCOFANIE lub ZMIANA nie będą rozpatrywane. W przypadku wycofania oferty przed upływem terminu składania ofert, oferta taka pozostanie nieotwarta. Jeśli jakikolwiek dokument przetargowy został wycofany lub zmieniony po upływie terminu, taka zmiana lub wycofanie zostanie uznane za nieważne.
3. Wymagania dotyczące składania ofert:
3.1. Oferta powinna zawierać wyczerpujący przedmiot zamówienia i powinna być sporządzona zgodnie z następującymi warunkami:
a) Wszystkie wymagane dokumenty przetargowe można uzyskać pod następującym adresem: https://emic.com.pl/aktualnosci
b) Oferta powinna być sporządzona na formularzu, który stanowi Formularz nr 7 do niniejszego ogłoszenia.
c) Oferta powinna być przygotowana pisemnie w języku polskim. Oferty mogą być również przetłumaczone na j. angielski.
d) Oferta i wszystkie załączone dokumenty powinny być podpisane i ponumerowane. Strony nie wymagające podpisu muszą być parafowane i/lub opieczętowane.
e) Oferta wraz z wszystkimi wymaganymi załącznikami powinna zostać przesłana:
3.2. Inwestor w żadnym wypadku nie pokrywa kosztów poniesionych w związku z przygotowaniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania przetargowego (również w przypadku unieważnienia postępowania przetargowego lub opóźnienia w przyjęciu oferty).
3.3. Inwestor dopuszcza również oferty częściowe.
3.4. Inwestor dopuszcza wspomaganie się Oferenta stroną trzecią pod warunkiem przedstawienia stosownego dokumentu potwierdzającego zawarcie porozumienia pomiędzy Oferentem a stroną trzecią w sprawie realizacji zobowiązań wynikających z umowy, która może zostać zawarta pomiędzy Inwestorem a Oferentem w wyniku wyboru przedstawionej wspólnej oferty. Zastrzega się, że strona trzecia nie może złożyć w takiej sytuacji samodzielnej lub wspólnej z innym podmiotem kontroferty.
3.5. Oferty złożone po upływie daty i godziny składania ofert nie będą rozpatrywane.
3.6. Oferty należy składać w zamkniętych kopertach uniemożliwiających ich otwarcie i zapoznanie się z ich treścią przed upływem terminu składania ofert. Data stempla pocztowego nie jest równorzędna dacie złożenia oferty. Data złożenia oferty to dzień, w którym oferta wpłynęła fizycznie na wskazany w niniejszym ogłoszeniu adres lub adres e-mail.
3.7. Inwestor nie jest płatnikiem podatku VAT, dlatego oferowane ceny powinny być podawane w kwocie brutto tj. wraz z podatkiem VAT.
3.8. Wyjaśnienia i obsługa zapytań:
Inwestor dołożył wszelkich starań, aby język i terminy użyte w niniejszym ogłoszeniu o zamówieniu były jak najbardziej dokładne i zrozumiałe. Inwestor nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek niezrozumienie niniejszego dokumentu lub innych dokumentów związanych z niniejszym przetargiem.
Wnioski o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia można składać nie później niż do 5 dni kalendarzowych przed upływem terminu składania ofert. Wszelkie pytania dotyczące niniejszego ogłoszenia o zamówieniu należy kierować w formie pisemnej do Fundacji Emic na adres e-mail: wyjasnienia@emic.com.pl; a odpowiedzi powinny być gromadzone i publikowane na stronie internetowej: https://emic.com.pl/aktualnosci
4. Przyjęcie i ocena oferty:
4.1. Oferty zostaną otwarte po upływie terminu składania ofert.
4.2. Proces oceny ofert będzie składał się z dwóch etapów. Pierwszy etap obejmuje ocenę ofert pod względem wymogów formalnych i kompletności (punkt 2), natomiast drugi etap to ocena merytoryczna według Kryteriów Wyboru określonych przez Komisję Przetargową. Oferent, którego oferta zostanie odrzucona, otrzyma wiadomość e-mail o odrzuceniu oferty na ostatnim etapie oceny oferty; oferent, którego oferta zostanie wybrana, otrzyma wiadomość e-mail zawierającą informację o wygraniu przetargu na ostatnim etapie oceny oferty.
4.3. Wymagania minimum:
4.4. Kryteria jakościowe. Na tym etapie punkty będą przyznawane według następujących kryteriów:
4.5. Zwycięska oferta zostanie wybrana przez Inwestora w ciągu maksymalnie 7 dni roboczych po otwarciu ofert.
5. Zawiadomienie o unieważnieniu oferty lub odrzuceniu oferty:
5.1 Jedynie oferty spełniające kryteria określone w punkcie 1 (Warunki uczestnictwa w przetargu), punkcie 2 (Kryteria formalne dokumentów przetargowych), punkcie 3 (Wymagania dotyczące składania ofert) i punkcie 4.3 (Wymagania minimalne) niniejszego dokumentu zostaną uznane za kwalifikujące się do przetargu. Niezgodność z tymi klauzulami może skutkować odrzuceniem oferty.
5.2 Inne powody unieważnienia przetargu lub odrzucenia oferty to:
5.3. Inwestor zastrzega sobie prawo do unieważnienia przetargu na każdym etapie, bez dalszych wyjaśnień.
6. Zwycięzca przetargu:
6.1. W przypadku wygrania przetargu, Oferent zobowiązany jest do zawarcia umowy w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania zawiadomienia o wyborze jego oferty pod rygorem odrzucenia oferty.
6.2. Dostawa pakietów/abonamentów będzie realizowana w częściach na podstawie osobnych zamówień dla każdego z 3 rodzajów pakietów/abonamentów w terminie wskazanym w ofercie.
6.3. Oferta jest ważna do momentu dokonania ostatecznego wyboru przez Komisję Przetargową.
7. Prawo do odwołania:
Uczestnik przetargu ma prawo złożyć pisemne odwołanie do Przewodniczącego Komisji Przetargowej w sprawie naruszenia procedury przetargowej. Odwołanie można złożyć w ciągu 4 dni listem poleconym/kurierem lub osobiście po stwierdzeniu takiego naruszenia, ale nie później niż 4 dni po otrzymaniu pisma zawiadamiającego o dokonanym przez Fundację Emic wyborze.
Ogłoszenie o zamówieniu Emic/Przetarg/2024/1
Załącznik nr 1_Oferta wraz ze specyfikacją techniczną
Formularz nr 7 - Formularz ofertowy
Formularz nr 8_Oświadczenie oferenta
Formularz nr 25_Zrealizowane podobne zamówienia
Jednocześnie, informujemy, że Państwa zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie przez wysłanie wiadomości e-mail na adres emic@emic.com.pl.
Informujemy, że nie są Państwo profilowani. Państwa dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Administratorem podanych danych osobowych jest Fundację EMIC, ul. Jagodowa 37, 87-100 Toruń. Kontakt z nami emic@emic.com.pl. Więcej informacji o przetwarzaniu twoich danych osobowych przez nas i twoich uprawnieniach znajdziesz na stronie Polityki prywatności.
Wszystkie pola są obowiązkowe.
