Wprowadzenie
Fundacja Emic jako pozarządowa organizacja w swojej codziennej pracy kieruje się wartościami takimi jak: apolityczność, uczciwość, rzetelność i profesjonalizm.
Apolityczność oznacza dla nas nie mieszanie się w bieżące spory polityczne, nie angażowanie się w kampanie konkretnych partii politycznych, zachowanie neutralności również w odniesieniu do poglądów pracowników i pracownic organizacji (jeśli są zgodne z ustawą zasadniczą) oraz klientów i klientek organizacji. Uczciwość rozumiemy przede wszystkim jako wydatkowanie pozyskanych środków finansowych zgodnie z ich przeznaczeniem oraz zachowanie uczciwości w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej skierowanej do klientów i klientek oraz interesariuszy i interesariuszek organizacji. Rzetelność i profesjonalizm to dla nas stawianie na jakość udzielanego wsparcia i jej stałe ulepszanie, działanie w długoterminowym interesie klientów i klientek, a także monitoring i ewaluacja działań programowych.
Określone w statucie cele, organizacja realizuje w ramach dwóch głównych obszarów programowych:
- udzielanie bezpośredniego wsparcia osobom z doświadczeniem migracji;
- wsparcie społeczeństwa polskiego w integracji z osobami z doświadczeniem migracji.
W związku z powyższym, jednym z ważniejszych zadań zarządu oraz zespołu merytorycznego organizacji jest pozyskiwanie informacji zwrotnej i skarg od naszych klientów i klientek oraz od osób w jakikolwiek sposób związanych z organizacją. Ma to na celu zarówno zapewnienie najwyższej jakości wsparcia udzielanego klientom i klientkom, jak i zapewnienie bezpieczeństwa oraz komfortu pracy zarządowi i całemu zespołowi organizacji. Jesteśmy otwarci zarówno na zgłaszane nieprawidłowości i skargi, ale też na podziękowania, pozytywne informacje zwrotne i drobne uwagi mogące usprawnić naszą codzienną pracę.
Zarząd Fundacji Emic nie akceptuje i nie będzie akceptował przypadków łamania prawa, nadużyć, nierównego traktowania czy innych sytuacji niezgodnych z misją i polityką organizacji. Wszystkie tego typu sprawy będą szczegółowo rozpatrywane w odniesieniu do wszystkich pracowników i pracownic Fundacji Emic bez względu na miejsce pracy, zajmowane stanowisko lub formę zatrudnienia, współpracy.
Słownik – definicje
Informacja zwrotna – informacja przekazywana przez sygnalistę Fundacji Emic, może być pozytywna (np. podziękowania, gratulacje, uwagi) jak i negatywna (skarga, zgłoszenie nieprawidłowości, uwagi do otrzymanej usługi itp.)
Zgłoszenie nieprawidłowości/skarga – formalna informacja wskazująca na niezadowolenie z jakieś czynności, pracy innej osoby w zakresie otrzymanej usługi /wsparcia, informacja o posiadaniu wiedzy na temat nieprawidłowości, nadużyć, złamania prawa, itp. Otrzymanie takiej informacji wymaga podjęcia odpowiednich działań i poinformowania o podjętych krokach oraz ich rezultatach.
Sygnalista – osoba lub podmiot, który w wyniku posiadanej wiedzy przekazuje Fundacji Emic informację zwrotną, pozytywną lub negatywną, która następnie jest analizowana przez zarząd fundacji.
Kto może przekazać informację zwrotną, zasygnalizować nieprawidłowość?
Przekazać informację zwrotną lub zasygnalizować nieprawidłowość/zgłosić skargę może każda osoba, która w jakikolwiek sposób jest związana z Fundacją Emic, w tym przede wszystkim:
Możliwości przekazania informacji zwrotnej, zgłoszenia nieprawidłowości Fundacji Emic:
Sprawy związane z nadużyciami i przemocą na tle seksualnym oraz polityką ochrony dzieci mają dwa odrębne kanały informowania:
- nr telefonu: 783 523 901
- adres e-mail: skargi@emic.com.pl
Ścieżka postępowania w przypadku zgłoszenia nieprawidłowości / skargi:
Przyjmowane są skargi składane anonimowo oraz pod imieniem i nazwiskiem.
Dane kontaktowe osoby zgłaszającej nieprawidłowość / skargę traktowane są jako poufne, w szczególności wobec pracowników, których dotyczy informacja. Dane osobowe podlegają ochronie zgodnie z polityką ochrony danych osobowych w Fundacji Emic, a zgoda na przetwarzanie danych jest elementem formularzy do przekazywania informacji zwrotnej.
W zależności od charakteru zgłoszenia, każda sprawa otrzymuje określoną ścieżkę postępowania ustaloną każdorazowo przez zarząd fundacji.
Wyróżniamy 4 rodzaje skarg/zgłoszeń nieprawidłowości: sprawy wrażliwe, sprawy programowe, sprawy finansowe oraz inne. Sprawy wrażliwe (np. sprawy o podłożu seksualnym, mobbing, itp.) traktowane są priorytetowo i rozpatrywane są bezzwłocznie po odebraniu zgłoszenia – w terminie do 5 dni roboczych. Pozostałe rodzaje spraw rozpatrywane są w ciągu 30 dni od odebrania zgłoszenia.
Wszczęcie postępowania wyjaśniającego
Zarząd Fundacji Emic po zebraniu niezbędnych informacji i dowodów przez wyznaczonego członka zarządu, decyduje o wszczęciu / nie wszczynaniu śledztwa wewnętrznego. Priorytetem dla zarządu Fundacji Emic jest ochrona sygnalistów, polegająca przede wszystkim na zachowaniu ich anonimowości oraz ochrony przed osobami, których dotyczy zgłoszenie. Każde zgłoszenie będzie przedmiotem analizy zarządu, ale priorytetowo traktowane będą zgłoszenia dotyczące spraw wrażliwych.
Wnioski końcowe
Pracownicy i pracownice wobec których w ramach stwierdzono dopuszczenie się nadużyć i nieprawidłowości, będą podlegać postępowaniu wyjaśniającemu. W najcięższych przypadkach może być konieczne zastosowanie postępowania dyscyplinarnego, z uwzględnieniem natychmiastowego zwolnienia z pracy.
Wolontariusze, wolontariuszki i inne osoby związane z organizacją w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości muszą liczyć się z niezwłocznym zakończeniem współpracy z Fundacją Emic.
W sytuacjach podejrzenia popełnienia przestępstwa, sprawy będą zgłaszane do właściwych organów i instytucji.
Jeśli w wyniku postepowania wewnętrznego nieprawidłowości wobec danej osoby nie zostaną potwierdzone, osoba zostanie oczyszczona z podejrzeń.
Mogą zdarzyć się przypadki zgłaszania fałszywych podejrzeń z zamiarem celowego zaszkodzenia osobie będącej ich podmiotem. W takich sytuacjach, w przypadku sygnalisty związanej z Fundacją Emic, wszczęte zostanie postępowanie wyjaśniające, z możliwością wszczęcia postępowania dyscyplinarnego. W sytuacji, gdy sygnalistą będzie osoba nie związana z organizacją, powtarzające się skargi od danej osoby nie będą przyjmowane.
Osobami odpowiedzialnymi za proces składania skarg i sygnalizowania nieprawidłowości, w tym za kontakt z sygnalistą są wyznaczeni członkowie zarządu.
Kontakt: olga.kuratnik@emic.com.pl, sylwia.antonowicz@emic.com.pl
Jednocześnie, informujemy, że Państwa zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie przez wysłanie wiadomości e-mail na adres emic@emic.com.pl.
Informujemy, że nie są Państwo profilowani. Państwa dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Administratorem podanych danych osobowych jest Fundację EMIC, ul. Jagodowa 37, 87-100 Toruń. Kontakt z nami emic@emic.com.pl. Więcej informacji o przetwarzaniu twoich danych osobowych przez nas i twoich uprawnieniach znajdziesz na stronie Polityki prywatności.
Wszystkie pola są obowiązkowe.
