Вступ
Фонд Emic, як неурядова організація, у своїй щоденній роботі керується такими цінностями, як аполітичність, чесність, надійність та професіоналізм.
Для нас аполітичність означає невтручання в поточні політичні суперечки, неучасть у кампаніях конкретних політичних партій та збереження нейтралітету, зокрема щодо поглядів співробітників організації (якщо вони відповідають Конституції) та її клієнтів. Ми розуміємо чесність, перш за все, як витрачання отриманих коштів відповідно до їхнього цільового призначення та підтримку доброчесності у внутрішніх та зовнішніх комунікаціях, адресованих клієнтам та зацікавленим сторонам організації. Для нас надійність та професіоналізм означають зосередження на якості наданої підтримки та її постійному вдосконаленні, дію в довгострокових інтересах клієнтів, а також моніторинг та оцінку програмної діяльності.
Організація досягає цілей, визначених у своєму статуті, у рамках двох основних програмних напрямків:
- надання прямої підтримки людям з досвідом міграції;
- підтримка польського суспільства в інтеграції людей з досвідом міграції.
Тому одним із найважливіших завдань правління та професійної команди організації є отримання відгуків та скарг від наших клієнтів та всіх, хто пов'язаний з організацією. Це спрямовано на забезпечення найвищої якості підтримки, що надається клієнтам, а також на забезпечення безпеки та комфорту роботи для правління та всієї команди організації. Ми відкриті до повідомлень про порушення та скарг, а також до подяк, позитивних відгуків та незначних коментарів, які можуть покращити нашу щоденну роботу.
Рада Фонду Emic не приймає і не прийматиме жодних порушень закону, зловживань, нерівного ставлення чи інших ситуацій, що не відповідають місії та політиці організації. Усі такі питання будуть ретельно розслідуватися щодо всіх співробітників Фонду Emic, незалежно від їхнього місця роботи, посади чи форми зайнятості чи співпраці.
Глосарій – Визначення
Зворотній зв'язок – інформація, надана викривачем Фонду Emic, може бути позитивною (наприклад, подяка, вітання, коментарі) або негативною (скарга, повідомлення про порушення, коментарі щодо отриманої послуги тощо).
Повідомлення про порушення/скарга – офіційна інформація, що вказує на невдоволення діяльністю, роботою іншої особи щодо отриманої послуги/підтримки, інформація про знання про порушення, зловживання, порушення законодавства тощо. Отримання такої інформації вимагає вжиття відповідних заходів та звітування про вжиті кроки та їх результати.
Викривач – особа або організація, яка на основі своїх знань надає Фонду Emic зворотний зв'язок, позитивний або негативний, який потім аналізується керівництвом фонду.
Хто може надавати зворотний зв'язок або повідомляти про порушення?
Будь-яка особа, яка будь-яким чином пов'язана з Фондом Emic, може надавати зворотний зв'язок або повідомляти про порушення/подати скаргу, зокрема:
Можливості надання зворотного зв'язку та повідомлення про порушення до Фонду ЕМІК:
Телефоном: 575342 755
Електронною поштою: opinie@emic.com.pl
Особисто в офісах фонду, надаючи інформацію у спеціально підготовлені скриньки.
Онлайн-форма (тут)
Якщо вищезазначені варіанти неможливі, будь ласка, надайте інформацію усно члену правління Фонду Emic.
Питання, пов’язані із сексуальним насильством та домаганням, а також політикою захисту дітей, мають два окремі канали повідомлення:
- Номер телефону: 783523 901
- Адреса електронної пошти: skargi@emic.com.pl
Порядок дій у разі повідомлення про порушення/скарги:
Скарги, подані анонімно та від вашого імені та прізвища, приймаються.
Контактні дані особи, яка повідомляє про порушення/скаргу, обробляються конфіденційно, особливо стосовно відповідних співробітників. Персональні дані захищаються відповідно до політики захисту персональних даних Фонду Emic, а згода на обробку даних міститься у формах зворотного зв'язку.
Залежно від характеру повідомлення, кожна справа розглядається за певною процедурою, визначеною правлінням Фонду.
Існує чотири типи скарг/повідомлень про порушення: чутливі питання, програмні питання, фінансові питання та інші. Делікатні питання (наприклад, сексуальні питання, домагання тощо) розглядаються негайно після отримання – протягом 5 робочих днів. Інші типи справ розглядаються протягом 30 днів з моменту отримання.
Початок розслідування
Після збору необхідної інформації та доказів призначеним членом правління, Рада фонду Emic вирішує, чи розпочинати внутрішнє розслідування. Пріоритетом Ради фонду Emic є захист викривачів, головним чином шляхом збереження їхньої анонімності та захисту їх від осіб, про яких вони повідомляють. Кожне повідомлення буде розглянуто Радою, але пріоритет надаватиметься повідомленням, що стосуються делікатних питань.
Остаточні висновки
Працівники, щодо яких буде виявлено зловживання або порушення в рамках розслідування, будуть піддані розслідуванню. У найсерйозніших випадках може знадобитися дисциплінарне стягнення, включаючи негайне звільнення.
Волонтери та інші особи, пов'язані з організацією, повинні очікувати, що їхня співпраця з Фондом Emic буде негайно припинена, якщо будуть виявлені порушення.
У випадках підозри у кримінальних правопорушеннях, про це буде повідомлено відповідним органам та установам.
Якщо внутрішні розслідування не підтвердять порушення, скоєні щодо певної особи, звинувачення з цієї особи будуть зняті.
Можуть бути випадки, коли неправдиві звинувачення надходять з метою навмисного заподіяння шкоди особі. У таких випадках, у випадку викривача, пов'язаного з Фондом Emic, буде розпочато розслідування з можливістю порушення дисциплінарного стягнення. Якщо викривач є особою, яка не пов'язана з організацією, повторні скарги від цієї особи не будуть прийняті.
Призначені члени правління відповідають за процес подання скарг та повідомлення про порушення, включаючи контакт з викривачем.
Контакти: olga.kuratnik@emic.com.pl, sylwia.antonowicz@emic.com.pl
Jednocześnie, informujemy, że Państwa zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie przez wysłanie wiadomości e-mail na adres emic@emic.com.pl.
Informujemy, że nie są Państwo profilowani. Państwa dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Administratorem podanych danych osobowych jest Fundację EMIC, ul. Jagodowa 37, 87-100 Toruń. Kontakt z nami emic@emic.com.pl. Więcej informacji o przetwarzaniu twoich danych osobowych przez nas i twoich uprawnieniach znajdziesz na stronie Polityki prywatności.
Wszystkie pola są obowiązkowe.
